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V.O.I.C.E Virtual OS/2 International Consumer Education
Februar 2006
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# Erstellung einer Datenbank mit Lotus Smartsuite

von Arthur van Egmond, © Februar 2006

Arthur van Egmond lebt in den Niederlanden. Er ist verheiratet, hat aber bis jetzt noch keine Kinder. Er arbeitet für den Staat im Amt für Soziale Sicherheit und seine Haupttätigkeit ist es die Client-Computer am Laufen zu halten. Seine ersten Erfahrungen mit OS/2 machte er schon mit der Version 2.1. Seitdem hat er bis zur aktuellen Version eCS 1.2 aufgerüstet. Er hat fast alle Versionen in seinem Besitz oder zumindest gesehen.

Willkommen zurück auf unserem Weg zur Erstellung einer Datenbank mit Lotus Smartsuite.

Wie bereits erwähnt, besteht der erste Schritt zur Erstellung einer Datenbank in der Planung, welche Informationen in der Datenbank abgelegt werden sollen. Wie soll die Datenbank aufgebaut sein? Es empfiehlt sich, dies aufzuschreiben.

## Alles eine Frage der Darstellung

Wir werden folgende Datenbanken erstellen:

1. menu - Der Anfangspunkt, von dem aus wir alle anderen Datenbank öffnen, die wir erstellen.
2. genre - In dieser Datenbank werden alle möglichen Filmgenre abgelegt.
3. dvdextra - Speichert die möglichen Formate von DVD-Filmen. Stellen Sie sich DVDs vor, die nur einen Film enthalten, einen Film mit Menü usw.
4. dvdformat - Speichert die derzeit vorhandenen verschiedenen Formate wie DVD-ROM, DVD+R, DVD+RW usw.
5. contacts - Enthält Namen und Adressen.
6. movies - Enthält die Filme.

Warum auf genau diese Weise?

Das Menü kann auf der Arbeitsoberfläche plaziert werden, so daß man schnellen Zugriff auf sämtliche Datenbanken hat. (So sagt es mir zu, denn ich tippe nicht gern viel.) Die Datenbanken Genre, Dvdextra und Dvdformat enthalten Informationen, die ständig wiederverwendet werden. Auf diese Weise müssen die Daten nur einmal eingegeben werden. Später wählt man einfach die benötigte Information aus. Es gibt natürlich Alternativen, die zum gleichen Ergebnis führen, aber ich ziehe diese vor.

In der Datenbank Contacts speichern wir Kontaktpersonen, wie schon erwähnt. Haben Sie schon einmal einen Film (oder auch etwas anderes) an jemanden verliehen und konnten sich nicht mehr erinnern, an wen? Das wird hiermit zum Kinderspiel. Wenn Sie einen Film an Ihre Verwandten verleihen, starten Sie die Datenbank und wählen Ihre Namen im entsprechenden Datenfeld aus. So werden Sie nie wieder vergessen, an wen Sie einen Film verliehen haben.

## Erstellung der Datenbanktabelle Genre

In folgenden erstellen wir die Datenbanken Genre, Dvdextra und Dvdformat. Diese Datenbanken werden alle dasselbe Erscheinungsbild besitzen, d.h. sämtliche Schaltflächen befinden sich an denselben Stellen, Farben und Schriftarten sind gleich usw.

Schauen Sie sich noch einmal Abbildung 4, Erweiterter Felddefinitionsdialog, aus Teil 1 in der letzten Ausgabe an. Für Teil 2 legen wir ein Verzeichnis Os2voice an, in welchem alle Dateien dieses Projektes abgelegt werden.

Erstellen Sie nun eine Datenbank mit dem Namen genre.dbf. Sie sollte zwei Spalten für Daten enthalten. Beim ersten Feld handelt es sich um den Titel, in dem wir die Bezeichnungen der Genre speichern. Das zweite Feld ist eine ID-Nummer. Es empfiehlt sich, jedem Datensatz eine eindeutige Nummer zu geben.

Fügen wir nun das erste Feld hinzu. Geben Sie als Feldnamen Genre ein. Es handelt sich hier um ein Textfeld, so daß wir hier nichts ändern müssen. Nun zur Feldgröße. Die Standardgröße von zehn Buchstaben ist etwas klein. Ändern wir dies in 15 Buchstaben. Das sollte genügen. Man kann die Größe auch jederzeit ohne Datenverlust erhöhen.

Das zweite Feld nennen wir GenreID. Sehr komplexe Datenbanken benötigen gemischte IDs mit Zahlen und Buchstaben. Da unsere Datenbank nicht so groß wird, reichen Nummern aus. Legen Sie als Datentyp numerisch fest. Zehn Zeichen heißt, daß Datensätze von 1 bis 9,999,999,999 gespeichert werden können. So viele Genres wird es wohl nicht geben. Benutzen wir also einen Wert von drei. Nun bewegt sich der Bereich zwischen 1 und 999. Das dürfte reichen..

Nun gilt es sicherzustellen, daß das Feld GenreID nur eindeutige Daten enthält. Drücken Sie Optionen >> und wählen Sie das Eingabefeld Seriennummer ab (Standardwert 1). Drücken Sie nun Überprüfung. Wählen Sie Eindeutig und Ausgefüllt. Diese beiden Optionen tun folgendes:

1. Eindeutig: Es wird sichergestellt, daß jede `GenreID` nur einmal verwendet wird. Falls sie bereits verwendet wird, kann nicht fortgefahren werden.
2. Ausgefüllt: Es kann nicht fortgefahren werden, solange das Feld keine Daten enthält.

Da wir automatische Seriennummer-Eingabe verwenden, wird Approach die Nummer automatisch erhöhen und in `GenreID` einfügen.

Drücken Sie OK.

## Anpassen des Erscheinungsbildes

Im Grunde sind wir nun bereit, die Datenbank mit Informationen zu füllen. Dateneingabe ist jedoch eine langweilige Sache, also werden wir der Datenbank ein wenig Farbe verleihen und einige Macros erstellen. Im folgenden werden die Schritte beschrieben, die Sie nachvollziehen sollten. Wenn Sie mir über ein bestimmtes Thema erfahren möchten, drücken Sie Hilfe.

### Design der Überschrift

Drücken Sie Entwurf Wählen Sie die Überschrift aus und drücken Sie `[Entf]`. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in den grau gepunkteten Bereich. Wählen Sie mit der linken Maustaste Eigenschaften: Formular.

Setzen Sie unter Ränder alle Ränder auf 0 cm.

Setzen Sie unter Allgemein die Eingabefelder Formularname und Seitenname auf Genre.

Geben Sie unter Farbe, Rand und Linienstil (erste Indexzunge) und wählen sie unter Füllfarbe dunkeltraubenblau aus. Hierbei handelt es sich um die Hintergrundfarbe für alle Datenbanken. Wenn Sie eine andere Farbe wünschen, denken Sie nur daran, diese auch in den anderen Datenbanken einzustellen.

Ziehen Sie nun eine Textbox (Symbolleiste abc) heraus.

Unter Eigenschaften: Text drücken Sie Textbearbeitung
Attribut | Wert
--- | ---
Schriftartname | Gill Sans 72 Bold
Textfarbe | gelb
Textrelief | Bottom, one
Ausrichtung | mittig

Geben Sie Genre ein und kehren Sie zur Auswahl des Textfeldes zurück, indem Sie auf den dunkelblau gepunkteten Bereich klicken. Wir haben nun gelbe Buchstaben auf weißem Hintergrund. Wählen Sie das Textfeld aus.

Unter Einstellungen drücken Sie Farbe, Rand und Linienstil
Attribut | Wert
--- | ---
Effekte | Kein
Füllfarbe | transparent
Schattenfarbe | transparent
Rand Breite | Haarlinie

Ziehen Sie das Rechteck soweit wie möglich in die obere, linke Ecke.

Unter Eigenschaften drücken Sie Größe
Attribut | Wert
--- | ---
Breite | 22 cm
Höhe | 2.5 cm
Oben | 0.0 cm
Links | 0.11 cm

Der Wert für Links kann nicht auf 0.0cm eingestellt werden.

Unter Makro können Sie das Objekt benennen. Approach erlaubt es, jedem erstellten Objekt einen Namen zuzuweisen. Wenn Ihnen dies zu viel Aufwand ist, können Sie die Voreinstellungen belassen. Ich ändere die Namen aller erstellen Objekte in etwas passendes. Daher ändere ich diesen Wert hier in Header.

Wie sieht es aus? Schon besser, aber noch nicht ganz richtig. Verschieben Sie die beiden Felder erst einmal nach rechts.

Zeichnen Sie ein Rechteck
Attribut | Wert
--- | ---
Breite | 3 cm
Höhe | 15 cm
Oben | 0 cm
Links | 0.11 cm

Sie können auch einfach ein kleines Rechteck zeichnen, dieses in die linke, obere Ecke verschieben und die Werte anpassen.

Wie man sehen kann, verwendet Approach standardmäßig immer dieselbe Darstellungsweise. Beim Text war dies eingesenkt und mit weißem Hintergrund, nun sehen Sie ein weißes, eingesenktes Rechteck. Ändern wir nun die Farbe.

Wählen Sie Farbe, Rand und Linienstil
Attribut | Wert
--- | ---
Farbe | hellbraun
Randfarbe | transparent
Randbreite | Haarlinie

"keine" heißt, daß kein anderer Stil angewendet wird.

Unter Makros geben wir Menü ein.

Nun haben wir eine Überschrift und eine Möglichkeit, die Schaltflächen zu plazieren. Konzentrieren wir uns nun jedoch auf die Felder. Einige Eigenschaften lassen sich für alle Felder gleichzeitig anpassen. Klicken Sie mit der linken Maustaste im blau gepunkteten Bereich und ziehen Sie, bis beide Felder ausgewählt sind.

### Das Datenfeld verschönern

Rufen Sie die Seite Schrift, Attribute und Farbe auf
Attribut | Wert
--- | ---
Schriftartname | Gill Sans 10
Textfarbe | dunkelblau

Wählen Sie Label
Attribut | Wert
--- | ---
Schriftartname | Gill Sans 10
Textfarbe | gelb

Rufen Sie die Seite Farbe, Rand und Linienstil auf
Attribut | Wert
--- | ---
Füllfarbe | transparent

Heben Sie die Auswahl der Felder auf wählen Sie das Feld Genre aus. Rufen Sie nun die Seite Number auf. Hier kann das Verhalten der Daten im Feld angepaßt werden. Ich bevorzuge Text - First Capitalized. Anschließend kann der Text ohne Betätigung der Umschalttaste eingegeben werden, da Approach science fiction zu Science Fiction und action and adventure zu Action And Adventure ändert.

Rufen Sie die Seite Größe und Druck auf
Attribut | Wert
--- | ---
Breite | 5 cm
Höhe | 1 cm
Oben | 3 cm
Links | 4 cm

Für das Feld GenreID
Attribut | Wert
--- | ---
Breite | 2.5 cm
Höhe | 1 cm
Oben | 3 cm
Links | 12 cm

Wählen Sie nun das Arbeitsblatt und ändern Sie den Namen zu List. Klicken Sie auf das Quadrat neben Genre. Wählen Sie dunkelblau als Hintergrund. Wählen Sie Gill Sans 10 als Schriftart und legen Sie als Schriftartfarbe die gleiche Farbe wie für den Menühintergrund fest (hellbraun). Klicken Sie nochmals auf das Rechteck neben Genre und legen Sie als Schriftfarbe gelb fest. Zurück zur Seite Genre.

### Eine Schaltfläche verschönern

Wir sind nun fast zur Erstellung von Schaltflächen bereit.

Bevor wir aber die Schaltflächen selbst erstellen, legen wir einen Standardstil für Schaltflächen und deren Text an. Drücken Sie Stil erstellen... auf der Seite Benannter Stil.

Geben Sie dem Stil den Namen Button und die Beschreibung Button style. Drücken Sie OK.

Drücken Sie Stil verwalten.

Wählen Sie Button und drücken Sie Bearbeiten.
Attribut | Wert
--- | ---
Textfarbe | transparent
Ränder | oben
Füllfarbe | hellgelb
Labelfarbe | transparent

Drücken Sie OK

Wählen Sie Button Schrift und drücken Sie bearbeiten
Attribut | Wert
--- | ---
Schriftartname | Gill Sans
Ausrichtung | mittig
Textfarbe | Maroon
Rahmen | transparent
Füllfarbe | transparent

Drücken Sie OK

Erstellen wir nun einige Schaltflächen: Erster, Letzter, Zurück, Weiter, Neu, Löschen, Hilfe und Schließen.

Zeichnen Sie ein Rechteck mit abgerundeten Ecken und wählen Sie Button auf der Seite Stile. Wie Sie sehen, wurde das Rechteck entsprechend den Einstellungen in "button style" angepaßt. Nun muß es nur noch plaziert und in der Größe angepaßt werden. Wenn später die Macros erstellt werden, lassen sich diese mit den Schaltflächen verbinden.

Die Schaltflächen werden auf den Positionen dieses Gitters plaziert:

    Erster W. 2.5cm H. 0.5cm T. 2.0cm L. 0.36cm
    Letzter W. 2.5cm H. 0.5cm T. 2.5cm L. 0.36cm
    Zurück W. 2.5cm H. 0.5cm T. 3.0cm L. 0.36cm
    Weiter W. 2.5cm H. 0.5cm T. 3.5cm L. 0.36cm
    Neu W. 2.5cm H. 0.5cm T. 4.5cm L. 0.36cm
    Löschen W. 2.5cm H. 0.5cm T. 5.0cm L. 0.36cm
    Hilfe W. 2.5cm H. 0.5cm T. 13.5cm L. 0.36cm
    Schließen W. 2.5cm H. 0.5cm T. 14.0cm L. 0.36cm

Sie haben sicher die Schaltfläche Hilfe bemerkt. Hierüber erstellen wir unseren eigenen Hilfebildschirm. Dazu ist es erforderlich, ein Formular anzulegen. Im Menü drücken Sie Create und wählen Form. Geben Sie dem Formular den Namen Help und drücken Sie Done. Passen Sie das Formular so an, daß es wie das Formular Genre aussieht. Anschließend ist ein leerer dunkelblau gepunkteter Bereich vorhanden.

Zeichnen Sie ein Rechteck im gepunkteten Bereich
Attribut | Wert
--- | ---
Breite | 10 cm
Höhe | 7 cm
Oben | 0 cm
Links | 0.11 cm

Zeichnen Sie ein Textquadrat. Geben Sie HelpScreen ein.

Legen Sie die Eigenschaften des Textquadrates fest
Attribut | Wert
--- | ---
Schriftartnamet | Gill Sans 10
Textfarbe | Maroon
Ausrichtung | mittig
Breite | 10 cm
Höhe | 0.5 cm
Oben | 0 cm
Links | 0.11 cm

Zeichnen Sie eine horizontale Linie
Attribut | Wert
--- | ---
Farbe | Maroon
Randbreite | ½ Punktt
Breite | 10 cm
Höhe | 0.5 cm
Links | 0.11 cm

Erzeugen Sie eine Schaltfläche mit dem "button style"
Attribut | Value
--- | ---
Breite | 2.50 cm
Höhet | 0.50 cm
Oben | 0.60 cm
Links | 0.25 cm

## Makros erstellen

Nun, da die Schaltflächen angeordnet sind, können wir mit der Erstellung der Makros beginnen.

Makros sind Befehle, die beim Auswählen ausgeführt werden.

Legen Sie ein Textfeld an und geben Sie folgenden "Hilfetext" ein:

Mit F1 rufen Sie diesen Bildschirm auf..
Mit F2 gelangen Sie zur Hauptansicht.
Mit F3 gelangen Sie zur Listenansicht.

Legen Sie die Eigenschaften fest
Attribut | Wert
--- | ---
Schriftartname | Gill Sans 10
Textfarbe | Maroon

Durch Drücken von Schließen gelangen Sie zurück ins Menü..

Legen Sie die Eigenschaften fest
Attribut | Wert
--- | ---
Hintergrundfarbe | transparent, no style
Breite | 9.05 cm
Höhe | 5.50 cm
Oben | 0.50 cm
Links | 0.15 cm

Klicken Sie im dunkelblau gepunkteten Bereich, wählen Sie Makros in den Eigenschaften und Show this form as dialog aus.

Wir erstellen nun die Macros und verbinden Sie mit den Schaltflächen.

Klicken Sie auf Makro definieren.

Drücken Sie Neu. Geben Sie dem Makro den Namen Close1 Befehl view - switch current view to Genre. Drücken Sie OK.

Drücken Sie Neu. Geben Sie dem Makro den Namen Close, Befehl close. Drücken Sie OK.

Drücken Sie Neu. Geben Sie dem Makro den Namen List, Befehl view - switch current view to List (F3). Drücken Sie OK.

Drücken Sie Neu. Geben Sie dem Makro den Namen Genre, Befehl view - switch current view to Genre (F2). Drücken Sie OK.

Drücken Sie Neu. Geben Sie dem Makro den Namen First, Befehl record - go to the first record. Drücken Sie OK.

Drücken Sie Neu. Geben Sie dem Makro den Namen Last, Befehl record - go to the last record. Drücken Sie OK.

Drücken Sie Neu. Geben Sie dem Makro den Namen Previous, Befehl record - go to the previous record. Drücken Sie OK.

Drücken Sie Neu. Geben Sie dem Makro den Namen Next, Befehl record - go to the next record. Drücken Sie OK.

Drücken Sie Neu. Geben Sie dem Makro den Namen New, Befehl record - create a new record. Drücken Sie OK.

Drücken Sie Neu. Geben Sie dem Makro den Namen Delete, Befehl delete - delete current record. Drücken Sie OK.

Drücken Sie Neu. Geben Sie dem Makro den Namen Help, Befehl view - switch current view to help (F1). Drücken Sie OK.

Drücken Sie Fertig.

Wählen Sie im Formular "Hilfe" die Schaltfläche aus und wählen Sie On Selected Close1. Zeichnen Sie ein Textfeld, und geben Sie Close ein. Der Textstil "button" wird automatisch zugewiesen: W.2,5cm H.0,5cm T.6cm L.0,25cm.

Wiederholen Sie dies im Formular "Genre" für Erster, Letzter, Zurück, Weiter, Neu, Löschen, Hilfe und Schließen. Plazieren Sie sie auf den Schaltfläche, nachdem Sie die Macros zugewiesen haben.

## Aufräumarbeiten und Politur

Die Arbeiten sind nun fast abgeschlossen. Entfernen wir noch einige Dinge, die nicht mehr benötigt werden. Zum Abschalten der Lineale drücken wir Ansicht > Lineale anzeigen. Gleichermaßen deaktivieren wir die Aktionsleiste mit Ansicht > Aktionsleiste anzeigen und die Statuszeile mit Ansicht > Statusleiste anzeigen.

Auch das Menü ist eigentlich nicht mehr erforderlich. Diese Datenbank ist fertig, und es müssen keine weiteren Felder oder Schaltflächen hinzugefügt werden. Es werden nur die verschiedenen Genres abgespeichert, damit wir diese nicht ständig erneut eingeben müssen.

Rufen Sie die Seite Makros im Eigenschaftenfenster auf.

- Drücken Sie Makro definieren...
- Drücken Sie Neu
- Als Makroname geben Sie Menü ein.
- Drücken Sie Menüschalter
- Wählen Sie Kurzmenü
- Drücken Sie Kopieren, und geben Sie dem Menü den Namen My Menu
- Drücken Sie OK Wählen Sie My Menu.

- Drücken Sie Bearbeiten
- Löschen Sie im linken Fensterflügel alle Einträge (durch Auswählen und Drücken von Löschen) außer dem "Standard Menü" und "Hilfe"
- Löschen Sie im rechten Fensterflügel alle Einträge außer "Hilfethemen" und "Über Approach"
- Drücken Sie OK
- Drücken Sie Fertig
- Drücken Sie OK
- Drücken Sie Fertig

Rufen Sie die Eigenschaften der Seite Hilfe auf. Auf der Seite Allgemein wählen Sie für Angehängte Menüleiste den Wert My Menu. Wiederholen Sie dies für List und Genre.

Wählen Sie im Menü Ansicht. Drücken Sie Ansichtsregister anzeigen zur Deaktivierung der Indexzungen.

Sichern Sie die Approach-Datei.

Drücken Sie Ansicht und Blättern und Dateneingabe.

## Voilà!

Die Datenbank Genre wäre damit fertiggestellt. Nun können Sie die Datenbanken Dvdextra und Dvdformat auf dieselbe Weise erstellen.

Ich hoffe, Sie zu Teil 3 wieder begrüßen zu können, wenn wir die Datenbank Contacts erstellen.

Übersetzung: Christian Hennecke
Formatierung: James Moe
Korrektur: Joachim Moritz, Kai Wuttke

##### Daten und Quellen

Teil 1: http://de.os2voice.org/VNL/past_issues_DE/VNL0106H/feature_5.html
Beispieldatenbanken: databases.zip